УПД для WB/Ozon: детальный разбор с примерами

УПД (универсальный передаточный документ) — самая непонятная часть маркировки для новичков. Половина штрафов возникает именно из-за ошибок в УПД. В этой статье разберём, что это такое, как его правильно заполнять для Wildberries и Ozon, и кто за что отвечает.

Что такое УПД и зачем он нужен

УПД (Универсальный передаточный документ) — это электронный документ, который выполняет две функции:

1. Накладная — подтверждает факт передачи товара от продавца к покупателю
2. Счёт-фактура — нужен для учёта НДС (если работаете с НДС)

В контексте маркировки УПД выполняет ещё одну критическую функцию: передаёт данные о кодах маркировки в систему ЧестныйЗНАК.

Без УПД происходит вот что:

• Вы заказали коды маркировки → они "сгенерированы", но НЕ "в обороте"
• Наклеили коды на товар → физически код есть, но система его "не видит"
• Отправили товар на WB/Ozon → склад сканирует код, а в ЧестныйЗНАК статус "не в обороте"
• Результат: товар не принимают, возврат партии на ваш счёт

УПД для WB: кто формирует и как это работает

Wildberries работает по двум схемам: FBO (склад WB) и FBS (ваш склад). От схемы зависит, кто отвечает за УПД.

Схема FBO: УПД формирует Wildberries

Как это работает:

1. Вы наклеиваете коды маркировки на товар (коды ещё НЕ в обороте)
2. Отправляете партию на склад WB
3. WB принимает товар, сканирует коды
4. WB автоматически формирует УПД и отправляет его в ЧестныйЗНАК
5. Коды переходят в статус "в обороте"
6. Товар готов к продаже

Что вам нужно сделать для FBO:

• ✅ Зарегистрироваться в ЧестныйЗНАК
• ✅ Заказать коды маркировки (с правильным GTIN!)
• ✅ Распечатать и наклеить коды на товар
• ✅ Упаковать и отправить на склад WB
• ✅ Дождаться приёмки — WB сам сформирует УПД

Схема FBS: УПД формируете ВЫ

Как это работает:

1. Вы наклеиваете коды на товар
2. ВЫ формируете УПД в личном кабинете ЧестныйЗНАК
3. УПД отправляется в систему ЧЗ → коды вводятся в оборот
4. Товар хранится на вашем складе
5. Когда приходит заказ от покупателя — вы отгружаете товар
6. При отгрузке вы выводите код из оборота через онлайн-кассу с ФН 1.2

Что вам нужно сделать для FBS:

• ✅ Зарегистрироваться в ЧестныйЗНАК
• ✅ Получить ЭЦП (электронную подпись) для подписи УПД
• ✅ Заказать коды маркировки
• ✅ Наклеить коды на товар
• ✅ Сформировать УПД ДО начала продаж
• ✅ Ввести товар в оборот через УПД
• ✅ При продаже — вывести код через кассу

УПД для Ozon: те же правила, другие нюансы

Ozon работает аналогично Wildberries: есть FBO и FBS, и логика с УПД такая же.

Особенность Ozon:

Ozon может потребовать подтверждение, что УПД сформирован корректно. Если в личном кабинете ЧестныйЗНАК статус кодов "не в обороте", а товар уже на складе Ozon — возникнет проблема. Ozon может заморозить товар до устранения нарушения.

Как сформировать УПД: пошаговая инструкция

Если работаете по схеме FBS (ваш склад), вам нужно научиться формировать УПД самостоятельно. Это делается в личном кабинете ЧестныйЗНАК.

Шаг 1: Подготовка данных

Перед созданием УПД соберите информацию:

• Ваши реквизиты: ИНН, КПП, название организации, адрес
• Реквизиты получателя: ИНН и КПП WB/Ozon (есть в документах маркетплейса)
• Данные товара: наименование, GTIN, количество
• Коды маркировки: список всех кодов, которые вводите в оборот

Реквизиты Wildberries для УПД (пример):

Примечание: актуальные реквизиты смотрите в документах WB/Ozon — они могут меняться в зависимости от склада.

Шаг 2: Вход в личный кабинет ЧестныйЗНАК

1. Зайдите на честныйзнак.рф
2. Войдите через ЭЦП (электронную подпись)
3. Перейдите в раздел "Документооборот"
4. Нажмите "Создать документ"
5. Выберите тип документа: "УПД" (универсальный передаточный документ)

Шаг 3: Заполнение формы УПД

Основные поля УПД:

Шаг 4: Прикрепление кодов маркировки

Самая важная часть УПД — список кодов маркировки. Есть два способа их добавить:

Способ 1: Вручную (если кодов мало)

• Нажмите "Добавить код маркировки"
• Отсканируйте код сканером (или введите вручную)
• Повторите для всех кодов

Способ 2: Загрузка файла (если кодов много)

• Скачайте CSV-файл с кодами из раздела "Заказ кодов"
• Нажмите "Загрузить список кодов"
• Выберите файл → система автоматически добавит все коды

Шаг 5: Подпись и отправка УПД

1. Проверьте все данные (особенно GTIN и коды!)
2. Нажмите "Подписать ЭЦП" → выберите вашу электронную подпись
3. Нажмите "Отправить в ЧестныйЗНАК"
4. Дождитесь подтверждения (обычно 1-10 минут)
5. Проверьте статус кодов: они должны перейти в "В обороте"

Частые ошибки при работе с УПД

Ошибка 1: УПД создан ПОСЛЕ отгрузки товара

Проблема: Товар уже ушёл на склад WB/Ozon, но УПД ещё не отправлен. Коды в статусе "не в обороте".
Последствие: Склад не примет товар. Возврат партии. Штраф 5,000-10,000₽.
Решение: Формируйте УПД ДО физической отгрузки. Правило: УПД готов → проверили статусы → только потом отправляем товар.

Ошибка 2: Неверный GTIN в УПД

Проблема: В УПД указан один GTIN, а в кодах маркировки — другой.
Последствие: Система ЧЗ отклонит УПД. Коды не войдут в оборот.
Решение: Перед созданием УПД проверьте GTIN в трёх местах: карточка товара на WB/Ozon, заказ кодов в ЧЗ, УПД. Все три должны совпадать!

Ошибка 3: Дубли кодов в разных УПД

Проблема: Один код случайно попал в два разных УПД.
Последствие: Система заблокирует оба УПД. Коды "зависнут". Разбор может занять недели.
Решение: Используйте автоматизацию (скрипты проверки уникальности) или ведите строгий учёт, какие коды в какой УПД попали.

Ошибка 4: Неправильный тип операции в УПД

Проблема: Вместо "Ввод в оборот" выбрали "Перемещение" или другой тип.
Последствие: Коды не активируются. Товар нельзя продать.
Решение: Для первой отгрузки на WB/Ozon всегда выбирайте тип операции "Ввод в оборот" (или "Продажа" для розницы).

Ошибка 5: УПД не подписан ЭЦП

Проблема: Забыли подписать УПД электронной подписью.
Последствие: Документ не отправится в ЧЗ. Статус: "Не подписан".
Решение: Всегда проверяйте статус документа после создания. Должно быть: "Отправлен" или "Принят".

УПД для возвратов: как работать правильно

Возвраты — самая сложная часть работы с УПД. Если покупатель вернул товар, нужно корректно оформить возврат кода в систему ЧЗ.

Схема возврата для FBO (склад WB/Ozon):

1. Покупатель возвращает товар
2. WB/Ozon принимает возврат на склад
3. WB/Ozon автоматически формирует корректировочный УПД
4. Код переходит обратно в статус "В обороте"
5. Товар снова можно продать

Схема возврата для FBS (ваш склад):

1. Покупатель возвращает товар на ваш склад
2. ВЫ формируете корректировочный УПД ("Возврат в оборот")
3. Подписываете ЭЦП и отправляете в ЧЗ
4. Код переходит в "В обороте"
5. Товар можно продать повторно

Автоматизация УПД: инструменты и сервисы

Если работаете с большими объёмами, ручное формирование УПД превращается в кошмар. Решение — автоматизация.

Вариант 1: МойСклад

МойСклад — облачная система учёта с встроенной интеграцией с ЧестныйЗНАК.

Плюсы:

• ✅ Автоматическое формирование УПД при отгрузке
• ✅ Простой интерфейс (без программистов)
• ✅ Интеграция с WB/Ozon через API
• ✅ Стоимость: от 990₽/мес

Минусы:

• ❌ Нужно настроить (3-5 дней обучения)
• ❌ Не все операции автоматизированы (возвраты часто приходится делать вручную)

Вариант 2: 1С + модуль маркировки

1С — классическая бухгалтерская система. Для работы с ЧЗ нужен модуль "Маркировка товаров".

Плюсы:

• ✅ Полная автоматизация (УПД, ввод, вывод, возвраты)
• ✅ Интеграция со всеми системами учёта
• ✅ Подходит для крупных компаний

Минусы:

• ❌ Дорого: настройка от 20,000₽, лицензия от 10,000₽/год
• ❌ Сложно: нужен программист 1С для настройки

Вариант 3: Аутсорсинг (MarkPort)

Если не хотите вникать в технические детали — доверьте УПД специалистам.

Как работает:

1. Вы отправляете нам список товаров и количество
2. Мы заказываем коды, формируем УПД, вводим в оборот
3. Вы получаете готовые файлы с кодами + подтверждение ввода в оборот
4. При возвратах — мы оформляем корректировочные УПД

Плюсы:

• ✅ Не нужно разбираться в УПД и ЧестныйЗНАК
• ✅ Экономия времени (работаем в 3 раза быстрее)
• ✅ Гарантия отсутствия ошибок
• ✅ Стоимость: от 3,000₽ за партию

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли обойтись без УПД?

Нет. Для маркированных товаров УПД обязателен по закону. Без УПД коды не войдут в оборот — товар нельзя продать.

Нужна ли ЭЦП для УПД?

Да. УПД — это электронный документ, который подписывается ЭЦП (электронной цифровой подписью). Без ЭЦП документ не примет система ЧестныйЗНАК.

Стоимость ЭЦП: от 1,500₽, срок изготовления 1-3 дня.

Что делать, если УПД отклонён системой ЧЗ?

Проверьте причину отклонения (обычно система пишет, в чём ошибка):

• Неверный GTIN → исправьте и отправьте заново
• Дубли кодов → удалите дубли, создайте новый УПД
• Неправильный тип операции → выберите "Ввод в оборот"
• Коды уже в обороте → проверьте, не отправляли ли УПД ранее

Сколько времени УПД обрабатывается в ЧестныйЗНАК?

Обычно 1-10 минут. Если прошло больше часа, а статус не изменился — проверьте:

• Статус документа (должен быть "Отправлен" или "Принят")
• Наличие ошибок (раздел "Уведомления" в ЛК ЧЗ)
• Подписан ли документ ЭЦП

Можно ли изменить УПД после отправки?

Нет. После отправки УПД нельзя редактировать. Если обнаружили ошибку — нужно создать корректировочный УПД (аннулировать старый и создать новый).

Выводы: главное об УПД для маркетплейсов

УПД — это не сложно, если понять логику: документ фиксирует перемещение товара и "активирует" коды маркировки. Главное — делать УПД вовремя (ДО отгрузки) и без ошибок в GTIN.

Об авторе: Александр Забродин, ИП, специалист по маркировке ЧестныйЗНАК с 2020 года. Основатель сервиса MarkPort — аутсорсинг маркировки для маркетплейсов и производств.

← Вернуться к списку статей